Савет: Које информације о пословању треба да прибавиш пре израде општих аката?
Пример информација које треба да укључиш у Правилник о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала:
- објашњење о месту и процесу пријема поште, као и о начину достављања примљене поште запосленима (нпр. ко је овлашћен за пријем поште, како се са поштом поступа по пријему)
- објашњење о начину отпремања/слања поште
- објашњење о начину евидентирања поште
- објашњење начина чувања документације – на који начин се одлажу и чувају документи (по фасциклама, регистраторима и кутијама), да ли друштво има издвојену просторију за чување документације или се документација налази у више радних просторија и слично
Пример информација за сврху израде Правилника о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената:
- Да ли послове обезбеђења информационе сигурности и ИТ подршке врше запослени или ангажујеш треће лице?
- Кратко објашњење о начину евидентирања и управљања електронским документима (нпр. да ли постоји посебан сервер на који се складиште интерни документи)
- Да ли Друштво прави заштитне копије података/докумената (бацк-уп) и на ком нивоу (дневно, месечно или годишње) спроводи заштиту истих
