Архивирање
Које су твоје обавезе у вези са чувањем документације?
Пре свега, потрудићемо се да ти приближимо шта заправо значи архивирање, односно које су твоје обавезе у вези са чувањем архивске грађе и друге документације према новом законском оквиру чија је примена почела прошле године.
За почетак, потребно је разликовати документа која се сматрају архивском грађом и на која се примењују посебна правила и остали документарни материјал.
Документарни материјал је заправо она документација која настаје у току твог пословања. У пословању сваког привредног субјекта, независно од форме у којој је основан, настаје различита документација, која се односе како на различите административне поступке пред државним органима који се периодично воде у складу са законом, тако и на документацију која представља писани траг (било у папирном облику било у електронској форми) свакодневног пословања. Као пример може се навести документација у вези са ангажовањем запослених, евиденције у вези са запосленим лицима, уговори и друга документација која настаје у пословним односима са добављачима и корисницима производа и услуга.
Архивска грађа, с друге стране, представља онај документарни материјал, који се због свог значаја трајно чува.
Према закону, сви привредни субјекти су означени као ствараоци документарног материјала. Ипак, обавезе стваралаца документарног материјала се разликују зависно од форме у којој је основан.
Предузетници имају једино обавезу чувања документарног материјала на уређен начин.
Уколико си своје пословање основао у форми друштва са ограниченом одговорношћу, у наставку можеш да нађеш најважније информације о твојим обавезама као ствараоца документарног материјала.
Обавезе у вези са чувањем документарног материјала подразумевају:
- чување архивске грађе и документарног материјала у одговарајућем простору
- одређивање одговорног лица за заштиту архивске грађе и документарног материјала (може бити лице које је већ запослено код ствараоца, с обзиром да тренутно нису прописани посебни услови које ово лице треба да испуни)
- евидентирање, означавање, класификовање, датирање и архивирање архивске грађе и документарног материјала
- доношење општих аката о поступању са архивском грађом и документарним материјалом
- предавање архивске грађе надлежном историјском архиву
- вођење архивске књиге у прописаној форми и достављање архивске књиге надлежном историјском архиву сваке године до 30. априла за претходну годину
- прибављање мишљења надлежног историјског архива у случају промене услова чувања документарног материјала, било да је реч о променама у просторијама у којима се документарни материјал већ налази, било да је реч о промени седишта ствараоца
- обавештавање надлежног историјског архива о промени Листе категорија и достављање нове Листе категорија на одобрење
- уништавање документарног материјала којем је истекао рок чувања годину дана од истека рока
- омогућавање овлашћеном лицу надлежног историјског архива стручни надзор над евидентирањем, класификовањем, одабирањем, архивирањем, чувањем, стручним одржавањем и заштитом архивске грађе, односно над њеним издвајањем из документарног материјала
- поступање у складу са мерама и роковима које надлежни историјски архив наложи решењем а на основу претходно сачињеног записника о утврђеном стању заштите архивске грађе и документарног материјала
- обавештавање надлежног јавног архива о свим променама које су од значаја за архивску грађу најкасније у року од 30 дана од дана њиховог настанка
На који начин треба да ускладиш своје пословање са обавезама које прописује Закон?
- Обавештавање надлежног историјског архива о оснивању
Обавештење о оснивању потребно је доставити надлежном историјском архиву у року од 30 дана од дана оснивања. - Припрема општих аката, одлуке о именовању одговорног лица за поступање са архивском грађом и остале документације која се предаје приликом регистрације при историјском архиву
Општи акти представљају правилнике којима уређујеш:
- начин евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала
- начин евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената
Дакле, правилницима у ствари треба да дефинишеш начин на који ћеш поступати са документарним материјалом који настаје у твом пословању
Предлажемо да у погледу потребне документација која се предаје приликом регистрације у надлежном историјском архиву провериш на сајту конкретног архива или се консултујеш телефонским путем са одговорним лицем у историјском архиву коју документацију треба да прикупиш, с обзиром на то да се тражена документација може разликовати зависно од тога о ком архиву је реч.
- Припрема Листе категорија
Листа категорија представља документ у којем одређујеш врсту документације која настаје у твом пословању (нпр. статусна документација, односно документација у вези са оснивањем и променама података друштва пред Агенцијом за привредне регистре; документи који настају у функционисању органа друштва – одлуке, скупштине, директора и општи акти; документација која настаје у вези са ангажовањем запослених и обавезним евиденцијама у области рада, документација која настаје обављањем основне делатности – уговори са купцима; рачуноводствена и пореска документација.
Листа категорија је важна и из разлога јер се на основу рокова чувања документације прописаних у Листи категорија одређује како ће се поступити са одређеном врстом докумената – уколико је протекао рок за њихово чување они се уништавају, а уколико је прописано да се морају чувати трајно, у том случају имаш обавезу да их чуваш до предаје историјском архиву. - Подношење захтева за одобрење Листе категорија надлежном историјском архиву
Листа категорија се подноси на одобрење и приликом сваке промене Листе категорија. - Подношење архивске књиге надлежном историјском архиву
Архивска књига се води целе године и у њу се уписују подаци за сваку врсту докумената која је наведена у Листи категорија, по хронолошком реду настанка
Препис архивске књиге се сваке године предаје до 30. априла за претходну годину. - Периодично обавештавање надлежног историјског архива о релевантним променама које су од значаја за архивску грађу и омогућавање овлашћеном лицу из надлежног историјског архива надзора над чувањем документарног материјала и архивске грађе
Обавеза обавештавања у овом случају постоји само уколико дође до промене неког од података у вези са друштвом (статусна промена, назив, адреса и престанак пословања) и у случају промене начина чувања документарног материјала.
Како да одредиш који је надлежни архив, односно ком архиву треба да предаш документацију?
Надлежни архив можеш одредити на основу регистрованог седишта свог пословања на следећем линку – (линк до Решења о утврђивању територије архива).
Савет: Које информације о пословању треба да прибавиш пре израде општих аката?
Пример информација које треба да укључиш у Правилник о начину евидентирања, класификовања, архивирања и чувања архивске грађе и документарног материјала:
- објашњење о месту и процесу пријема поште, као и о начину достављања примљене поште запосленима (нпр. ко је овлашћен за пријем поште, како се са поштом поступа по пријему)
- објашњење о начину отпремања/слања поште
- објашњење о начину евидентирања поште
- објашњење начина чувања документације – на који начин се одлажу и чувају документи (по фасциклама, регистраторима и кутијама), да ли друштво има издвојену просторију за чување документације или се документација налази у више радних просторија и слично
Пример информација за сврху израде Правилника о начину евидентирања, заштите и коришћења електронских докумената:
- Да ли послове обезбеђења информационе сигурности и ИТ подршке врше запослени или ангажујеш треће лице?
- Кратко објашњење о начину евидентирања и управљања електронским документима (нпр. да ли постоји посебан сервер на који се складиште интерни документи)
- Да ли Друштво прави заштитне копије података/докумената (бацк-уп) и на ком нивоу (дневно, месечно или годишње) спроводи заштиту истих
Како да одредиш у ком временском период треба да чувам документа која настају у мом пословању?
Општи принцип је да се временски период чувања документације одређује од стране самог ствараоца архивске грађе, у складу са уобичајеним временом чувања те врсте докумената, важности документа за пословање твог бизниса и другим факторима који одређују објективни временски период у коме ће тај документ бити релевантан за пословање.
Ипак, у неким случајевима и сам закон прописује временски период чувања одређене документације. Ти рокови су обично прописани у посебним законима који регулишу различите аспекте пословања, због чега је важно да пре припреме Листе категорија направиш списак документације која настаје у твом пословању, како би могао да идентификујеш да ли је за конкретну документацију већ прописан рок чувања.
На пример, следећа документација која настаје у пословању већине привредних субјеката се чува трајно:
- Документација која настаје у вези са оснивањем твог бизниса и променама које су предмет регистрације пред Агенцијом за привредне регистре или настаје у раду органа друштва, и то:
- оснивачки акт
- решење о регистрацији оснивања друштва
- општи акти друштва
- записници са седница скупштине и одлуке скупштине
- акт о образовању сваког огранка или другог организационог дела друштва
- документа која доказују својину и друга имовинска права друштва
- записници са седница надзорног одбора, ако је управљање друштвом дводомно
- уговори које су директори, чланови надзорног одбора ако је управљање друштвом дводомно и чланови друштва, или са њима повезана лица у смислу овог закона, закључили са друштвом
- Евиденција о запосленима и евиденција о њиховим зарадама
- Евиденција о корисницима права инвалидског осигурања
- Евиденција о радњама обраде података о личности
С друге стране, законом могу бити прописани рокови чувања документације и у краћем временском периоду (нпр. 5 година се чувају извештаји директора и надзорног одбора друштва, ако је управљање друштвом дводомно, као и евиденција о адресама директора и чланова надзорног одбора и евиденција о адресама чланова друштва. Такође, прописан је и рок за чување финансијских извештаја и рачуноводствених исправа, па се тако исплатне листе и аналитичке евиденције зарада чувају трајно, финансијски извештаји се чувају 20 година, дневник и главна књига годину дана, а исправе на основу којих се уносе подаци у пословне књиге 5 година.
