Како да одредиш у ком временском период треба да чувам документа која настају у мом пословању?
Општи принцип је да се временски период чувања документације одређује од стране самог ствараоца архивске грађе, у складу са уобичајеним временом чувања те врсте докумената, важности документа за пословање твог бизниса и другим факторима који одређују објективни временски период у коме ће тај документ бити релевантан за пословање.Ипак, у неким случајевима и сам закон прописује временски период чувања одређене документације. Ти рокови су обично прописани у посебним законима који регулишу различите аспекте пословања, због чега је важно да пре припреме Листе категорија направиш списак документације која настаје у твом пословању, како би могао да идентификујеш да ли је за конкретну документацију већ прописан рок чувања.На пример, следећа документација која настаје у пословању већине привредних субјеката се чува трајно:
- Документација која настаје у вези са оснивањем твог бизниса и променама које су предмет регистрације пред Агенцијом за привредне регистре или настаје у раду органа друштва, и то:
- оснивачки акт
- решење о регистрацији оснивања друштва
- општи акти друштва
- записници са седница скупштине и одлуке скупштине
- акт о образовању сваког огранка или другог организационог дела друштва
- документа која доказују својину и друга имовинска права друштва
- записници са седница надзорног одбора, ако је управљање друштвом дводомно
- уговори које су директори, чланови надзорног одбора ако је управљање друштвом дводомно и чланови друштва, или са њима повезана лица у смислу овог закона, закључили са друштвом
- Евиденција о запосленима и евиденција о њиховим зарадама
- Евиденција о корисницима права инвалидског осигурања
- Евиденција о радњама обраде података о личности
С друге стране, законом могу бити прописани рокови чувања документације и у краћем временском периоду (нпр. 5 година се чувају извештаји директора и надзорног одбора друштва, ако је управљање друштвом дводомно, као и евиденција о адресама директора и чланова надзорног одбора и евиденција о адресама чланова друштва. Такође, прописан је и рок за чување финансијских извештаја и рачуноводствених исправа, па се тако исплатне листе и аналитичке евиденције зарада чувају трајно, финансијски извештаји се чувају 20 година, дневник и главна књига годину дана, а исправе на основу којих се уносе подаци у пословне књиге 5 година.
